آینده کنفرانس ها و سمینارها بعد از کووید 19 چگونه خواهد بود؟

ما در مقام برگزارکننده رویدادها و ذینفعان این صنعت هنوز شاهد تاثیرات مخرب شیوع کووید 19 هستیم. گرچه به تدریج از انتهای این تونل روشنایی به چشم می خورد: برخی از کشورها موانع را کاهش داده اند و اولین نمایشگاه و کنفرانس خود را برگزار کرده اند. با این همه، آیا این کسب و کار برای برگزارکنندگان رویداد شبیه گذشته است؟

متاسفانه خیر، اما ما برگزارکنندگان به درستی می توانیم خود را با شرایط تطبیق دهیم؟ در این شرایط که با عدم قطعیت ها روبرو هستیم، باید به چشم اندازهای جدید برگزاری نمایشگاهها و کنفرانس ها  توجه کنیم.

بیایید نگاهی بیندازیم به کنفرانسها و سمینارها بعد از کووید 19 و فرصتهایی که برای احیای صنعت ما وجود دارد:

تصویر صنعت رویداد در آینده چگونه خواهد بود؟

با توجه به این که گردهمایی ها و اجتماعات گسترده  یکی از روشهای اثبات شده شیوع هر گونه بیماری هستند، بسیاری از افراد نسبت به حضور در این دست اجتماعات تردید دارند. در حالی که جدول زمانی مقابله با ویروس هنوز امیدوارکننده نیست، صنعت رویدادها نمی تواند بی حرکت و منفعل بماند. بنابراین رویدادهای کوچکتر که امکان مدیریت مخاطب در آنها بیشتر است، آینده بلافصل این صنعت را تشکیل  ‌می‌دهند. ‌

از طرفی، بنا به ضرورت رعایت فاصله اجتماعی، طراحی رویدادها نیز بسیار تغییر می کنند. در این مرحله، برگزاری میزگردها و تعاملات شخصی یک چالش خواهد بود. در ادامه برخی از تغییرات قابل توجه آینده رویدادها بعد از شیوع ویروس کرونا ارائه می شود:

فاصله اجتماعی

برای صنعتی که در تعامل انسانی رشد می کند ، فاصله اجتماعی عامل دردسرسازی برای برگزارکنندگان است. آنها باید فضای نمایشگاهی بزرگتری را برای میزبانی تعداد کم مشارکت کنندگان در نظر بگیرند. طراحی رویدادهایی نظیر سمینار و کنفرانس، مستلزم چیدمان جدید صندلی ها است. به طور مثال، برگزارکنندگان به سبک های تئاتری و یا U شکل رو می آورند که فاصله بیشتری را هنگام گفتمان میسر می‌سازد. اگر مرکز نمایشگاهی فضای بزرگی را در اختیار آنها قرار ندهد، برگزارکنندگان به دوربین‌هایی در اتاق‌‌های مختلف نیاز خواهند داشت که سخنران بتواند به مخاطب وسیع‌تری دسترسی داشته باشد. ‍‌

میزهای ثبت نام

به جز حفظ فاصله اجتماعی مشارکت کنندگان، می توانید از روشهای خلاقانه ای برای ثبت نام مهمانها استفاده کنید. اگر ثبت نام مشارکت کنندگان ضروری باشد، می توانید از علائم فیزیکی برای نشان دادن فاصله صحیح ایستادن در صف استفاده کنید. همچنین باید تا مدتی از ارائه کارت های شناسایی خودداری کنید و به جای آن از بازدیدکنندگان درخواست کنید که خودشان کارت های شناسایی شان را چاپ کنند و در غرفه ثبت نام، آن را اسکن نمایند.

کیترینگ و بوفه سلف سرویس

برگزارکنندگان رویداد دوست دارند در فواصل نشست ها از مهمانان پذیرایی کنند. اما از آنجا که بوفه های سلف سرویس مهمانان را در معرض خطر قرار می دهد، شیوه پذیرایی تغییر می کند. اگر برگزارکننده مجبور باشد که از طرح نشسته برای پذیرایی ناهار و شام استفاده کند، آنگاه هزینه غذا و نوشیدنی بسیار بالا می‌رود. ایستگاههای چای و قهوه بخش مهم یک سمینار یا کنفرانس هستند اما بعد از کووید 19، امری مربوط به گذشته تلقی می شوند. به جای استفاده از فنجان و لیوان قهوه، ظروف یکبار مصرف توصیه شده است. اما در این صورت تلاشهای پایداری و حفظ محیط زیست چه می شود؟

فعالیتهای اجتماعی

مهمترین انگیزه برای رویدادهای رو در رو، مولفه های تعامل اجتماعی و ایجاد روابط کاری است. اگر بگوییم این مهم برای ایجاد فعالیت های اجتماعی به زودی خطرساز خواهد بود، بیراه نگفته ایم. چنین تعاملاتی احتمال دست دادن و گردهمایی را افزایش خواهد که خلاف مولفه فاصله امن اجتماعی است. با این همه، برگزارکنندگان می توانند چنین تجمعاتی را مدیریت کنند و به آن سمت و سو و ساختار بدهند. مثلا تعاملات در حالت نشسته را تشویق کنند که به رعایت فاصله فیزیکی کافی حین گفتگوها کمک می کند.

اپلیکیشن های تلفن همراه و رسانه های اجتماعی

حداقل فاصله اجتماعی، یعنی استفاده از میکروفن مشترک طی جلسات تعاملی ممنوع است. خوشبختانه صفحات رسانه های اجتماعی و اپلیکیشن های تلفن همراه می توانند این کمبود را جبران کنند. مشارکت کننده می تواند با استفاده از هشتگ رویداد، پرسش یا نظری را ارسال کند. همچنین بهتر است به مشارکت کنندگان اجازه دهید تا پرسشهای خود را به صفحه سخنران ارسال کنند؛ این کار بدون به خطر انداختن سلامت دیگران با استفاده از تلفن های همراه صورت می گیرد.

اصول راهنما برای ایمنی حین برگزاری رویداد

حتی با وجود اعمال  تغییرات فوق ، باز هم مردم نسبت  به حضور در یک رویداد زنده تردید دارند ، مگر اینکه تدابیر دقیقی در محل انجام شود. به منظور آسودگی خیال مشارکت کنندگان، برگزارکنندگان می‌توانند  دستورالعمل هایی را منتشر کنند که شامل موارد زیر باشد:

اسکن حرارتی

رویدادها پس ازکووید 19 به ورودی هایی مجهز به اسکن حرارتی نیاز دارند. بنابراین ، برگزارکنندگان رویداد باید این آمادگی را داشته باشند.  اگر محل مناسبی برای اسکن حرارتی تجهیز نکنند ، امنیت کنفرانس به خطر می افتد. در حالی که گمانه زنی هایی در مورد مهار شیوع توسط اسکن های حرارتی وجود دارد، با این وجود این ابزار به منزله یک مرحله حفاظتی عمل می کند . نصب دوربین های حرارتی در محل برگزاری ، باعث می شود که مدعوین حس امنیت بیشتری داشته باشند.

غرفه های ویژه شستن و ضدعفونی کردن دستها

غرفه های بهداشتی در اکثر اماکن عمومی امروز به منزله یک اصل در نظر گرفته می شود. آینده رویدادها بعد از کووید 19 ، به بهبود وضعیت بهداشتی سالنهای کنفرانس منجر خواهد شد. یک غرفه مخصوص شستشوی دست  همراه با تابلو راهنما باید در دسترس باشد . برگزار کنندگان پیش از رویداد، باید از طریق اپلیکیشن های موایل پیامهایی ارسال کنند تا مشارکت کنندگان را به شستن و ضدعفونی کردن دستها تشویق کنند. جدا از ارائه خدمات بهداشتی در حین برگزاری رویداد، ارائه ماسک رایگان به برگزاری امن کمک خواهد کرد.

ضدعفونی و نظافت منظم

ضد عفونی منظم مناطق و سطوح پر ترافیک بسیار مهم خواهد بود. بنابراین ، باید خدمه نظافت در محل حاضر باشند. آنها می توانند درها ، تجهیزات و سطوح پرتماس را ضد عفونی کنند. نرمال جدید همچنین ضد عفونی سالن های کنفرانس در زمان های پذیرایی را ایجاب می کند.

تریاژ

ممکن است برگزارکنندگان رویداد نیاز به ارائه تریاژ یا اتاقی برای تفکیک و اولویت بندی کارکنان یا مشارکت کنندگانی که در طول این رویداد بیمار می شوند، داشته باشند. اگر شرکت کنندة آسیب دیده نتواند فوراً ترخیص شود ، برگزارکنندگان باید با بیمارستان محلی تماس بگیرند. در هنگام برگزاری این رویداد ، داشتن برنامه ای برای مراقبت از جمعیت آسیب پذیر نیز ضروری است. در حالی که با مشاهده علائم بیماری‌شان آنها را به عدم حضور تشویق می کنید، باید در محل اقدامات لازم را برای اطمینان از امنیت آنها انجام دهید.

شبکه سازی ترکیبی و مجازی، آینده رویدادها بعد از کووید 19 است

حتی هنگامی که رویدادهای زنده با وجود نوسانات و تردیدها به حالت قبل برمی گردند، باز هم انتظار داریم که رویدادهای ترکیبی و مجازی به نوعی محبوبیت خود را حفظ کنند.  با نبود واکسن و ترس از شیوع دوم، برگزارکنندگان از برگزاری کنفرانس های بزرگ خودداری می کنند. در حال حاضر بسیاری از برگزارکنندگانِ کنفرانس ها و سمینارها، به دنبال منابعی برای افزایش حضور مخاطب و تقویت کیفیت رویدادهای مجازی خود هستند.  

قبل از شیوع ویروس کرونا، کنفرانس مجازی به دلیل نیاز به تعامل انسانی، انتخاب دوم بود. اما اکنون، سمینارها و کنفرانسهای ترکیبی بدون به خطر انداختن امنیت مشارکت کنندگان، به روشی محبوب تبدیل می شوند. رویدادهای ترکیبی بدین ترتیب عمل می کنند که گروهی کوچک در فضای گفتگوی رو در رو حضور دارند و همزمان با گستره ای از مخاطبان توسط کانالهای دیجیتالی ارتباط دارند. این دست کنفرانس ها، جدا از تقویت تجربه کنفرانس های مجازی ، دسترسی جهانی را میسر می سازند. میهمانان از سراسر جهان می توانند دور هم جمع شوند و به مباحث متخصصین میزگرد گوش دهند؛ ضمن این که امکان تعامل و گفتگو با یکدیگر را دارند.

نتیجه

میزبانی کنفرانسها بعد از شیوع ویروس کرونا امری چالش برانگیز خواهد بود. این خطر برای اکثریت برگزارکنندگان بسیار جدی و قابل تامل است. پس راه حل های ترکیبی بخشی از نرمال جدید می شود. اما با تدابیر صحیح ، اقدامات بهداشتی مناسب و اصول راهنما در محل می توانیم میزبان کنفرانس های زنده موفق باشیم یا در آنها شرکت کنیم.

منبع: https://congrex.com/blog/future-of-events-after-covid-19

فرانک M. واچت

1 ژوئن 2020

اداره امور بین الملل و پژوهش نمایشگاه بین المللی مشهد

شیرین شریفیان