سالن كنفرانس، همايش يا كنگره به عنوان ساختماني تعريف مي شود كه صرفا براي برگزاري نشست ها يا نمايشگاهها ساخته شده است. نقش اصلي اين تسهيلات يك رويداد نمايشگاهي، كنفرانسي يا تفريحي است كه به واسطه فعاليت نشست ها حمايت مي شود.

ساختمان  ميزباني رويدادهاي بين المللي، بايد مطابق آن دسته از استانداردهاي بين المللي موجود باشد كه ساختار، طراحی، و تسهيلات فني را مشخص مي كنند.در عین حال، يك مركز كنفرانس بايد خدمات كافي را ارايه دهد و تضمين کننده این واقعیت باشد كه كاركنان آن واجد تجربه و مهارت هاي لازم براي اجراي صحيح و امن رويدادها هستند.

محل برگزاري

حداقل الزامات محل

·        فضاي تخصيص داده شده براي حضور شركت كننده در زمان حداكثر ظرفيت مركز همايش اصلي،  نبايد كمتر از 7/0 مترمربع براي هر نفر باشد.

·        مركز همايش بايد حداقل ظرفيت 300 شركت كننده را داشته باشد.

·        محل استراحت بايد حداقل 80% ظرفيت نشستن سالن همايش اصلي باشد.

·        فضاي اداري برگزار كننده به ميزان 20 مترمربع در نظر گرفته شود.

·        نواحي كترينگ بايد حداقل 60% ظرفيت مركز همايش اصلي باشد كه براي هر نفر 1 مترمربع در نظر بگيرد.

·        قسمت هايي براي لابي و رفت و آمد بايد وجود داشته باشد و محل نشستن و خدمات پذيرايي پيش بيني شود.

·        فضاي نمايشگاهي بايد به راحتی قابل دسترسی باشد

سالن اصلي همايش و اتاق هاي استراحت- مشخصات

·        ارتفاع سقف حداقل 6/3 متر براي فضايي با ظرفيت 300 نفر ، و ديد بدون مانع در جهت صحنه

·        عدم ورود نور خورشيد يا امكان تاريك كردن كامل

·        كنترل كامل شرايط هوايي

·        وجود پريز برق در تمام سالن

·        تجهيزات صوتي توكار

·        ارتباط اينترنتي

·        كابل كشي و اتصالات براي نصب راحت تجهيزات SI

·        اكوستيك RT60 < 1.2  seconds

·        عايق كاري نسبت به منابع صوتي بيروني تا بيش از 70 dbA  

·        عايق سازي بين اتاق هاي كنفرانس به ميزان حداقل 55 dbA

·        قابليت كم كردن نور تا حداقل 400 lux  

·        مبلمان با حداقل فاصلة صندلي ها به پهناي 60 cm  

·        حداقل فاصله هر رديف به ميزان 80 cm

·        تريبون، ميزهاي بالاي صحنه و سكوها (حداقل 15 cm)

·        برنامه منظم پشتيباني و نظافت

·        وسايل تشخيص حريق و راههاي فرار جهت انطباق با الزامات قانوني

·        دسترسي كامل براي معلولين

تالار اصلي- الزامات ديگر

كليه اين الزامات بايد مطابق با اندازه سالن سنجيده شوند. ارقام مبنا براي 300 صندلي هستند.

·        ارتفاع صحنه بايد حداقل 70cm  و مساحت آن 50 متر مربع باشد.

·        تسهيلات براي ترجمه همزمان مطابق با استاندارد ISO 2603  باشد

·        پرده پروژكشن ثابت

·        اتاق كنترل AV/ نورپردازي/صوت

ناحيه نمايشگاهي

·        حداقل ارتفاع سقف 4 متر

·        حداقل ظرفيت بار زنده 10KN در هر متر مربع

·        دسترسي به اتصالات برق، اينترنت و تلفن براي هر غرفه

·        دسترسي مستقيم وسايل حمل كالا به سالن نمايشگاه

·        حداقل نور كلي 300lux

الزامات عملكرد مركز

·        سيستم  بلندگوي اجتماعات  در كليه بخش هاي سالن

·        تسهيلات پزشكي چه به صورت بخشي از اجاره غرفه يا به صورت هزینه مجزا براي مشتري

·        تابلوي راهنماي داخلي

·        وجود تلفن عمومي

·        مركز تجاري

·        سيستم تلفن داخلي در قسمت هاي عمومي

·        امكان دسترسي معلولين به كليه قسمت ها

·        انطباق با مقررات بهداشت و ايمني كشور

·        امكان محافظت از كليه اتاق ها و غرفه ها

·        پيش بيني دستشويي مطابق با نسبت هاي بين المللي تعداد توالت به تعداد مشاركت كنندگان  (هر 60 شركت كننده 1 دستشويي)

فروش و بازاريابي

·        دفتر فروش براي ارايه استعلام هاي مكتوب جهت نرخ هاي اجاره و رزروهاي موقت

·        قراردادهايي كه به دنبال پذيرش و تاييد رزرو موقت صادر مي شوند و شامل كليه مفاد قانوني لازم هستند.

·        بروشور فروش كه دامنه تسهيلات را معرفي مي كند همراه با اطلاعات فني براي هر اتاق و سالن

·        سياست روال پيگيري شكايات مستند

·        تعريف صريح خدمات و تسهيلاتي كه در اجاره سالن گنجانده مي شود

مديريت مركز

·        مركز برگزاري بايد بتواند، بنا به درخواست، چارت سازماني را ارايه دهد كه كاركنان و تامين كنندگان خدمات خارج از مركز را معرفي مي كند.

·        كاركنان مركز بايد رفتاري مودبانه و صميمانه داشته باشند و همواره در دسترس باشند

·        مدير مسوول بايد هنگام برپايي، برگزاري و جمع آوري يك رويداد حضور داشته باشد

·        كاركنان بايد آموزش مناسب دريافت كرده باشند تا وظايف خود به شكلي كارآمد و موثر انجام دهند.

پشتيباني زيرساخت شهري

موارد ذيل بايد  در دسترس باشند:

·        هتل هاي 3 و 4 و 5 ستاره در نزديكي محل برگزاري به همراه جزييات  هزينه اقامت

·        تسهيلات پاركينگ و در مجاورت مركز

·        وجود وسيله رفت و آمد از نزديك ترين فرودگاه

·        ارایه  اطلاعات گردشگری و جاذبه هاي تفريحي در نزديكي مركز برگزاري رويداد و بروشورهاي مختلف

·        خدمات پشتيباني موجود در منطقه از جمله شركت هاي حمل و نقل، برگزار كنندگان كنفرانس، پيمانكاران غرفه نمايشگاهي و خدمات مرتبط با برگزاري كنفرانس ها

تهیه شده در :

امور بین الملل و پژوهش نمایشگاه بین المللی مشهد

شیرین شریفیان

منبع: انجمن بين المللي مراكز كنفرانس

AIPC – the International Association of Congress Centres