مروري بر برخی از دستورالعملهای نمايشگاهی

بررسي قوانين و مقررات از ديدگاه دامنه وسيع نمايشگاههاي تخصصی و كالاي مصرف کننده، شباهتهای بسیاری را نشان مي دهد.

پل پرنس ، مدير خدمات نمايشگاه در انجمن ملي كالاهاي ورزشي مي گويد:” قوانين بنيادي بايد در کلیه نمایشگاهها مشابه بمانند در غير اين صورت هزينه هاي پيگيري قوانين را بر غرفه داران تحمیل مي كند. بسياري از غرفه داران هر ساله در چندين نمايشگاه شركت مي كنند. اگر قوانين در هر نمايشگاهي به شدت متفاوت باشد، بار مالي بر غرفه داران وارد مي كند و جايي در اين مسير از شركت در نمايشگاه منصرف مي شوند. اين يكساني قوانين به نمايشگاهها كمك مي كند تا حدممكن از  استانداردهاي صنعت پيروي نمايند.”

بخش عمده قوانين نمايشگاه معمولا به ساخت غرفه مربوط مي شود. بخش مهم ديگري از قوانين نمايشگاه مبتني بر الزامات قانوني و قوانين اتحاديه ها و ساخت و ساز مي باشد. مثلا يك مركز نمايشگاهي از غرفه داران نمايشگاه گل و گياه مي خواهد كه در تمام طول رويداد گياهان را مرطوب نگه دارند در حالي كه مركز نمايشگاهي ديگر چنين الزامي را قيد نمي كند. پس برگزار كننده يك گزينه دارد: قوانين نمايشگاه را صرف نظر از مركز نمايشگاهي به شكلي يكسان حفظ كند و يا متناسب با هر مركز نمايشگاهي اين قوانين را تغيير دهد.

قوانين ديگر معمولا در طول زمان ايجاد مي شوند و بر اساس مشكلاتي هستند كه در سالن نمايشگاه ظاهر مي گردند. خود غرفه داران مي توانند منبع قوانين جديد باشند، به خصوص در مورد نمايشگاههايي كه كميته مشاوره غرفه دار دارند.

نشر قوانين

به دنبال تغيير قوانين، باید غرفه داران متعاقبا مطلع شوند. اكثر مديران نمايشگاه كاري بيش از افزودن فهرست مقررات جديد در دستورالعمل غرفه دار انجام مي دهند، زيرا غرفه داران قديمي معمولا لزومی به خواندن دستورالعمل ها نمي بينند.

مديران نمايشگاه معمولا نامه اي ارسال مي كنند كه قوانين جديد را تشريح مي كند- چه تحت عنواني جداگانه و چه همراه با راهنماي غرفه دار. همچنين ممكن است براي جلب توجه نسبت به تغييرات از رنگي متمايز استفاده كنند. هنگامي كه قوانين ارسال مي شوند بندرت تغيير مي كنند.

بولتن غرفه دار مي تواند به انتشار و آگاهي از اين تغييرات كمك كند و اغلب بيشتر از کتابچه راهنما خواننده دارد. تغيير مهم را مي توان در صفحه اول در يك كادر قرار داد و در چاپ هاي بعدي نيز در همان محل حفظ كرد.

گاهي نيز تماس هاي تلفني شخصي صورت مي گيرد يا از طريق نمابر اطلاع رساني انجام مي شود. اگر تغيير قوانين به خروج كالاها مربوط باشد، طي دوره نمايشگاه اين تغييرات به اطلاع تمامي غرفه ها مي رسد. منظور كردن قوانين در دستور جلسه پيش از نمايشگاه غرفه دار نيز مفيد است. بحث در باره قوانين به غرفه داران امكان مي دهد تا منطق موجود در اين تغييرات را درك كنند حتي اگر از آن ناخوشنود باشند.

مديران نمايشگاه پيوسته با تخطي از قوانين روبرو مي شوند. ميزان پايبندي آنها به قوانين در هر موقعيتي متفاوت است. مثلا بسياري از نمايشگاهها از ورود كودكان به سالن هاي نمايشگاهي ممانعت مي ورزند. با اين وجود هر ساله بسياري از مردم يا آن را ناديده مي گيرند يا فكر مي كنند كه مي توانند قوانين را زيرپا بگذارند. اكثر مديران نمايشگاه در مورد قوانین قاطع  هستند. اما گاهي اجازه مي دهند كه مثلا كالاي نمايشگاهي 20 سانتیمتر از راهرو بيرون بزند.

هنگامي كه تخطي از قوانين، بيمه را متوجه خود سازد يا تهدیدی برای روابط با يك اتحاديه باشد، مديران نمايشگاه هيچ گونه سهل انگاري را نمي پذيرند. در برخي از موارد نيز انعطاف پذير هستند. پرنس مي گويد:” اين يك فعاليت تجاري با مردم است. شما هميشه سعي مي كنيد كه با مردم كار كنيد. اگر همسايه هاي يك غرفه دار شكايتي نداشته باشند، سر وصداي غرفه دار مذبور ناقض مقررات نيست. اما اگر احساس كنيم كه چيزي در دوره نصب و برپايي غرفه مي تواند مشكل ساز باشد، به غرفه دار اخطار مي دهيم كه اين نوع غرفه نقض قوانين است. سپس راههايي براي اصلاح موقعيت پيشنهاد مي كنيم. يا بسته به نوع مشكل، پيشنهاد مي كنيم كه با غرفه داران همسايه مذاكره كند. اگر از نظر آنها مشكلي وجود نداشته باشد از نظر ما هم مشكلي نيست.”

گاهي مديران نمايشگاه با تلفيق موادي در قوانين به نوعي انعطاف پذيري ايجاد مي كنند. مثلا شركت نمايشگاهي NSGA كه قوانين مربوط به تقويت صدا دارد، سيستم صوتي هر غرفه دار را در خطي جداگانه قرار مي دهد كه در صورت افزايش ميزان صدا از حد مجاز، مي تواند صداي آن غرفه را قطع كند. اين شركت تكنيسين صوت دارد تا طي ورود كالا ها با غرفه داران ملاقات نمايند. او به اعلان هاي تبليغاتي آنها گوش مي كند، سطوح صوتي را اندازه مي گيرد و با غرفه داران همكاري مي كند تا بلندگوها را به نحوي قرار دهند كه در محدوده غرفه خودشان عمل كنند. تلفيق تهديد و مساعدت به اين شركت كمك مي كند تا از نقض قوانين جلوگيري نمايند.

قوانين و مقررات مشترك

فهرست ذيل شامل قوانين و مقرراتي است كه در طيف وسيعي از نمايشگاهها مشترك است. در برخي از موارد، براي نشان دادن روش هاي مختلقي كه توسط مديران نمايشگاه براي مقابله با مشكلات به كار مي روند، چند قانون مغاير معرفي مي شود. قوانين و مقررات خاصي كه منحصر به برخي از صنايع هستند در اينجا منظور نمي شوند. و اين فهرست مي تواند دوبرابر تعداد قوانيني باشد كه توسط برخي از مديران نمايشگاه به كار مي روند اما از طرفي ممكن است تنها نيمي از قوانين برخي ديگر از نمايشگاهها باشد . مثلا برخي از راهنماهاي غرفه دار كل صفحه را به خدمات ايمني، غذا و نوشيدني و مقررات اتحاديه هاي محلي اختصاص مي دهند.

غرفه هاي مجاز

·        شرکتی که کلیه هزینه های نمایشگاهی را پرداخت می کند مجوز غرفه را دریافت می کند و اجاره ثانوي يا شراكت فضا با فعاليت تجاري با شركت ديگر، تنها در صورت تاييد مديريت نمايشگاه، مجاز مي باشد.

·        محصولات و خدمات بايد با صنعت مورد نظر مرتبط باشند.

·        محصولات و خدمات ارائه شده بايد مواردي باشند كه توسط خود غرفه دار ساخته يا ارائه مي شوند.

·        غرفه دار مي تواند كالاهاي چند شركت يا مشتري را در غرفه نمايشگاهی استاندارد خود به نمايش بگذارد.

·        اگر غرفه دار توزيع كننده يك محصول باشد بايد توزيع كننده انحصاري باشد.

·        غرفه دار نمي تواند محصولي را نمايش دهد يا برای کالایی تبليغ کند كه به حقوق علامت تجاري ثبت شده، كپي رايت يا حق انحصاري شركت ديگر تجاوز می کند.

ساخت غرفه

·        به طور كلي، براي غرفه هاي جزيره اي، شبه جزيره اي، پيراموني و غرفه هاي استاندارد ردیفي، قوانين متفاوتي اعمال مي شود. اما اكثر مديران نمايشگاهي الزام مي دارند كه غرفه ها ارتفاع و ديگر استانداردهاي تعيين شده توسط سازمان هاي صنعتي نظير IAEE را رعايت كنند.

·        ارتفاع ديوار پشتي غرفه نبايد از X متر بيشتر باشد، از جمله تابلوها، پايه هاي پروژكتور و ديگر اقلام نمايشي.

·        ارتفاع ديوارهاي جانبي بايد كمتر از X متر باشند و نبايد X  متر از ديوار پشتي بلندتر باشند.

·        ساخت و سازهايي در دو طرف غرفه ها كه از رسيدن نور به غرفه هاي مجاور جلوگيري مي كنند ممنوع است. ادوات نمايشي بالغ بر X  متر ارتفاع و در محدودةX  متری غرفه مجاور بايد فقط در نيمة پشتي غرفه قرار بگيرند.

·        قسمت هاي باز يا نيمه تمام و قابل رويت غرفه ها بايد پوشانده شوند به نحوي كه براي غرفه داران ديگر منظره اي بد يا مزاحمت به وجود نياورند.

·        دیواره نگهدارنده با ارتفاع بيش از X متر، نبايد لوگو غرفه دار يا هر نوع علائم تجاري ديگري را نمايش دهد تا به حقوق غرفه هاي مجاور تجاوز نگردد.

·        غرفه هاي دو طبقه مجاز نيستند.

·        سقف غرفه مي تواند توسط يك حائل عمودي تقويت و نگهداري شود كه ضخامت آن در هر گوشه غرفه از X سانتیمتر بيشتر نيست.حائل هاي عمومي كه كاملا تزييني هستند مجاز نمي باشند.

·        روي ستون ها، ديوارها،كف و بخش هاي ديگر ساختمان نبايد از ميخ، پونز، نوارچسب، برچسب و اقلام مشابه استفاده شود.

·        غرفه داران نمي توانند از رنگ، جلا و مواد مشابه ديگر در ساختمان، ستون ها، كف يا تجهيزات غرفه استفاده كنند.

·        كف سالن ها بايد در برابر چكيدن روغن و ديگر مواد مشابه محافظت شود.

علائم، تابلوها و بالون ها و غيره

·        غرفه داران نمي توانند هيچ گونه تابلو، پارتيشن، قفسه بندي و سازه هاي مشابهي را به كار ببرند كه با كف زمين بيشتر از X  متر فاصله دارند.

·        حداكثر اندازه هر نوع تابلو نبايد بيشتر از X متر مربع باشد.

·        همه تابلوها بايد بدون پايه باشند. هيچ تابلويي نبايد از سقف آويزان باشد يا بين تيرك ها بسته شود.

·        تابلوها بايد به شكلي تخصصي ساخته شوند.

·        هيچ نوع پرچمي نبايد استفاده شود مگر مديريت نمايشگاه آن را تاييد كرده باشد.

·        تحت هيچ شرايطي پرچم ها يا تابلو هاي معلق مجاز به استفاده در سالن نمايشگاهي نيستند.

·        هيچ تابلويي نبايد خارج از محدوده غرفه، در راهروها ، سرسراها يا درگاهها قرار بگيرد.

·        استفاده از بالن هاي هليومي در ساختمان مجاز نيست.

برپايي و جمع آوري

·        هر نوع فضاي نمايشگاهي اشغال نشده يا بدون مدعي تا X ساعت قبل زمان افتتاح نمايشگاه، بدون بازپرداخت پول، قابل فروش مجدد يا فسخ قرارداد است.

·        نصب غرفه ها بايد تا ساعت افتتاح نمايشگاه تكميل شده باشد.

·        تا قبل  از پايان نمايشگاه، غرفه دار مجاز به جمع آوري هيچ قسمت از غرفه خود نيست.

اجازه ورود

·        ورود به سالن نمايشگاه تنها براي بزرگسالان صنعت مربوطه مجاز است.

·        كودكان زير X سال تحت هيچ شرايطي مجاز نيستند تا وارد سالن نمايشگاه شوند.

·        همه غرفه داران و بازديدكنندگان بايد در تمام طول مدت نمايشگاه از كارت شناسايي كنند.

·        كارت هايي شناسايي جزو اموال مديريت نمايشگاه هستند و قابل انتقال نيستند.

·        غرفه داراني با كارت هاي شناسايي صحيح مجاز خواهند بود تا هر روز يك ساعت قبل از افتتاح نمايشگاه وارد سالن نمايشگاهي شوند و غروب ها تا يك ساعت بعد از پايان كار نمايشگاه در سالن بمانند.

·        مهمانان مجاز نخواهند بود كه تحت هيچ شرايطي طي ساعات غير نمايشگاهي در سالن هاي نمايشگاه حضور داشته باشند.

انبارش

·        غرفه داران نمي توانند طي برگزاري نمايشگاه جعبه ها و صندوق ها را در غرفه خود انبار كنند. اين اقلام بايد به طور صحيح علامت گذاري شوند. سپس در انبار قرار خواهند گرفت و بعد از نمايشگاه توسط پيمانكار خدماتي به غرفه برگردانده خواهند شد.

·        غرفه داران نمي توانند كارتن ها، مطالب چاپي و اقلام مشابه را پشت غرفه هاي خود نگهداري كنند.

·        مطالب چاپي اضافي و اقلام مشابه ديگر بايد در منطقه اي نگهداري شوند كه خصوصا براي اين منظور توسط مديريت نمايشگاه تعيين شده است.

·        صندوق ها، جعبه ها و ديگر اقلام نمايشگاهي مطالبه نشده توسط غرفه دار، بعد از نمايشگاه به هزينه غرفه دار خارج خواهند شد.

فعالیت در غرفه

·        يك نماينده واجد شرايط شركت بايد در تمام طول ساعات نمايشگاه در غرفه حضور داشته باشد.

·        كليه غرفه ها بايد در تمام طول مدت افتتاح نمايشگاه باز باشند و در باقي اوقات بسته بمانند.

·        غرفه دار بايد نظافت غرفه را رعايت كند.

·        كليه نمايشات و فعاليت ها بايد به غرفه مربوطه منحصر و محدود شوند.

·        راهروها در هيچ شرايطي نبايد مسدود شوند. غرفه داران بايد از انجام هر نوع فعاليتي كه منجر به ازدحام ترافيك راهرو مي گردد، خودداري نمايند.

·        چرخ دستي و ديگر وسايل مشابه، غير از وسايل نقليه مربوط به معلولين جسمي ، مجاز نيستند كه طي ساعات كار نمايشگاه در سالن هاي نمايشگاه باشند.

·        صندوق ها، كارتن ها يا هر نوع وسيله بسته بندي نبايد طي ساعات كار نمايشگاه وارد يا خارج محوطه نمايشگاه شوند.

·        استفاده از ادوات صوتي، بلندگو، بلندگوي دستي، روش هاي ناشايست و خارج از موضوع براي جلب توجه ممنوع است.

·        غرفه هاي دارای آلات موسيقي، تجهيزات توليد صوت يا هر نوع دستگاهي كه ايجاد سر و صدا مي كند بايد قبلا از مديريت نمايشگاه مجوز لازم را كسب كنند و بايد به نحوي عمل نمايند كه مزاحم غرفه داران مجاور و ارباب رجوع هاي آنها نشوند.  

·        غرفه داراني كه از نمايشات تفريحي زنده در غرفه خود استفاده مي كنند بايد نقشه تصويري آن را تسليم كنند كه موقعيت مكاني صحنه،تجهيزات صوتي و محوطه مخاطب را نشان مي دهد. اين نقشه قبل از برگزاري نمايشگاه بايد به تاييد مديريت نمايشگاه برسد.

·        غرفه داران مجاز نيستند تا سيستم هاي تقويت صدا را در سطحي بيشتر از X دسي بل كه بالاتر از سطح صداي محيط است، در غرفه خود به كار ببرند.

·        استفاده از موسيقي هاي داراي حق كپي رايت بدون مجوز مناسب مجاز نمي باشد.

·        غرفه داران مجاز نيستند كه طي ساعات رسمي كار نمايشگاه نقش هاي اجتماعي ايفا كنند. غرفه داران نمي توانند اسپانسر يا ميزبان هيچ نوع رويداد فرعي كه خريداران را طي ساعات نمايشگاهي جلب مي كند، در سالن نمايشگاه باشند.

پرسنل غرفه

·        همه كاركنان غرفه بايد كارمندان تمام وقت غرفه دار باشند يا بايد براي طول مدت نمايشگاه استخدام شده باشند.

·        هيچ يك از غرفه داران يا پرسنل آنها نبايد به نحوي رفتار كنند كه توهینی نسبت به اصول اجتماعي تلقي شود.

·        همه غرفه داران و نمايندگان آنها از جمله مدل ها يا نمايش دهندگان بايد مليس به جامه مناسب و موقر باشند. پوشاك نابسنده و بيش از حد كوتاه و باز مجاز نمي باشد.

·        مدل هاي مورد استفاده غرفه داران بايد در فضاي اختصاصي غرفه دار بمانند. آنها نبايد در فضاهاي عمومي ، راهروها يا نواحي ثبت نام حركت كنند.

·        پرسنل غرفه نمی توانند بدون اجازه وارد فضاي غرفه ديگر غرفه داران شوند.

·        هيچ كس در هيچ زمان نمي تواند وارد فضاي غرفه اي شود كه بدون پرسنل است.

فعاليت هاي فروش و تبليغات

·        غرفه داران نبايد محصولاتي را به فروش برسانند كه در نمايشگاه تحويل داده مي شود.

·        خرده فروشي در پيشخوان نمايشگاه مجاز نمي باشند.

·        تبادل پول در سالن نمايشگاه اكيدا ممنوع است.

·        فروش كالاهاي نمونه ممنوع است مگر براي خريداران تجاري واجد شرايط جهت فروش مجدد.

·        اگر اقلامي بفروشيد كه با دست قابل حمل هستند، مشتري بايد صورت حساب دريافت كند كه هنگام خروج از سالن نمايشگاه مدركي دال بر مالكيت محسوب مي شود.

·        اشانتيون ها، مجلات، كالاها و يادگاري ها بايد فقط در محدودة غرفه غرفه دار توزيع شوند.

·        هرگاه توزيع نمونه ها و اقلام ديگر موجب انسداد راهرو شود و براي غرفه داران مجاور مزاحمت ايجاد كند غرفه دار ملزم است كه  انجام اين فعاليت ها را متوقف سازد.

·        استفاده از هر نوع ساك خريد بايد قبل از برگزاري نمايشگاه مورد تاييد مديريت نمايشگاه قرار بگيرد.

·        غرفه داران نبايد اجناس يا اقلام چاپي را در محوطه هاي ثبت نام ، اتاق هاي كنفرانس، سالن استراحت يا ديگر بخش هاي مركز نمايشگاهي بگذارند.

·        غرفه داران نبايد بدون اخذ مجوز از مديريت نمايشگاه مبادرت به توزيع هر نوع مطلبي در هتل مركز نمايشگاهي نمايند.

·        غرفه داران نبايد هيچ نوع برچسبي را به كارت شناسايي بازديدكننده ضميمه كنند.

·        توزيع برچسب هاي تبليغاتي ممنوع است.

·        مسابقات بايد عاري از هر نوع الزام و تعهدي از جانب برنده باشد؛ برنده جايزه نبايد ملزم باشد كه قبل از وصول جايزه ، كالا يا خدماتی را سفارش دهد.

·        قرعه كشي هايي كه مستلزم حضور بازديدكنندگان نمايشگاه در محل و زماني خاص مي باشند، مجاز نيستند.

عكس و فيلمبرداري

·        عكسبرداري در سالن نمايشگاه اكيدا ممنوع است به جز در مورد عكسبرداري از غرفه .

·        غرفه دار مجاز نيست كه از غرفه يا كالاهاي غرفه داران ديگر فيلمبرداري يا عكسبرداري كند.

·        هيچ كس مجاز نيست كه بدون موافقت كتبي مديريت نمايشگاه از جلسات، سمينارها و رويدادهاي ديگر فيلمبرداري يا صدابرداري كند.

پيروي از قوانين

·        غرفه دار بايد از قوانين و مقررات و احكام كشور، استان و شهر پيروي كند و از قوانين واحدهاي نيروي انتظامي و آتش نشاني تبعيت نمايند.

·        استفاده از محصولات و مواد قابل اشتعال مجاز نمي باشد.

·        همه جعبه ها و مواد بسته بندي، كاغذ كادو و پوشال ها بايد از سالن خارج شوند و نبايد زير ميز يا پشت غرفه ها نگهداري شوند.

·        كليه پارچه هاي تزييني نظير روبان، پارچه هاي كتاني و مخمل بايد مطابق با قوانين آتش نشاني نسبت به حريق مقاوم باشند.

·        پرده ها نبايد كف زمين را بپوشانند.

·        كليه اجسام و مايعات قابل اشتعال بايد در ظروف محافظ نگهداري شوند.

·        تانك هاي اكسيژن و شعله هاي باز بدون مجوز از مركز نمايشگاهي و واحد آتش نشاني محل مجاز نمي باشند.

·        جعبه هاي اخطار حريق سالن نمايشگاه نبايد مسدود شوند.

·        كليه خروجي هاي حريق و علائم خروج اضطراري بايد در تمام مدت عاري از مانع باشند و به وضوح خوانده شوند.

·        تجهيزات برقي و سيم پيچي ها بايد مطابق با قوانين برق منطقه اي و كشوري باشند.

·        هر بخش از ماشين آلات نمايشي كه قطعات متحرك دارند بايد به نحوي مناسب مهار شوند تا به عامه مردم آسيب نرسد.

بيمه

·        كليه غرفه داران و پيمانكاران غرفه آرايي آنها بايد بيمه معتبر داشته باشند.

·        غرفه دار بايد براي كل دوره برگزاري نمايشگاه بيمه كامل داشته باشد، از جمله بيمه ورود و خروج كالاها.

·        غرفه دار بايد مجوزها و قراردادهاي معتبر براي آسيب وارده براي هر نفر به ميزان حداقل X دلار و براي آسيب به اموال حداقل X دلار را متعهد شود.

·        گواهي بيمه بايد به مديريت نمايشگاه تسليم شود.

نوشته جني تزار

تهیه شده در :

اداره امور بین الملل و پژوهش نمایشگاه بین المللی مشهد

شیرین شریفیان