رویدادهایی برای عصر طوفان: چگونه در دنیای ناپایدار، ارزشی ماندگار خلق کنیم؟
در سال‌های اخیر، دنیای کسب‌وکار بیش از هر زمان دیگری با طوفانی از تغییرات مواجه شده است؛ از نوسانات اقتصادی و بحران‌های ژئوپلیتیک گرفته تا پیشرفت‌های شتابان فناوری. در چنین محیطی، برگزاری رویدادها، اعم از نمایشگاه‌ها، همایش‌ها یا نشست‌های تخصصی، دیگر نمی‌تواند با الگوهای سنتی به موفقیت برسد. آنچه امروز نیاز است، رویکردی نوین و انعطاف‌پذیر است که بر پایه‌ی درک عمیق از تغییرات محیطی و شناخت رفتار مخاطبان بنا شده باشد. این رویکرد، در واقع بازتعریف ارزش رویداد است. در گذشته، موفقیت یک رویداد اغلب با معیارهای ساده‌ای چون تعداد شرکت‌کنندگان یا میزان فروش سنجیده می‌شد، اما امروز، ارزش واقعی یک رویداد فراتر از دستاوردهای مالی مستقیم است؛ یک رویداد موفق، فضایی برای ایجاد ارتباطات معنادار، تولید دانش تخصصی و تقویت جایگاه برند فراهم می‌کند. به همین دلیل، اولین قدم، پاسخ به این پرسش بنیادین است: «این رویداد دقیقاً برای حل چه مشکلی برگزار می‌شود؟» در دنیای پرنوسان امروز، رویدادها باید به نیازی مبرم و واقعی پاسخ دهند که بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شود.
در ادامه، برگزارکنندگان موفق، خود را به پیش‌بینی یک آینده‌ی مشخص محدود نمی‌کنند، بلکه چندین سناریوی احتمالی را در نظر می‌گیرند و برای هر سناریو، یک طرح انعطاف‌پذیر تدوین می‌کنند. این رویکرد به آن‌ها اجازه می‌دهد تا در شرایط عدم قطعیت، به جای برنامه‌ریزی خطی، چابک و آماده به عمل باشند. از طرفی، انعطاف در انتخاب زمان و مکان نیز اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. اصرار بر زمان‌ها و مکان‌های سنتی یک اشتباه رایج است و تصمیم‌گیری باید بر اساس داده‌های به‌روز، میزان دسترسی مخاطبان و شرایط اقتصادی و اجتماعی صورت گیرد. حتی گاهی، یک پلتفرم آنلاین یا فرمت ترکیبی (هیبرید) می‌تواند اثربخشی بیشتری داشته باشد. نکته‌ی مهم دیگر، ایجاد فضای گفتگو است؛ رویدادهایی که صرفاً به انتقال یک‌طرفه‌ی پیام می‌پردازند، به سختی موفق می‌شوند. برای جذب و حفظ مخاطب، باید به ایجاد گفتگو اهمیت داد، به این معنی که رویدادها باید بستری برای شنیدن نظرات، مشارکت و هم‌آفرینی مخاطبان فراهم کنند.
در این میان، بهره‌گیری هوشمندانه از فناوری نیز دیگر یک مزیت جانبی نیست، بلکه یک ضرورت است. هوشمندسازی فرآیندهای اجرایی، تحلیل داده‌ها برای شناخت رفتار بازدیدکنندگان و استفاده از ابزارهایی مانند واقعیت افزوده و هوش مصنوعی به رویدادها کمک می‌کند تا در زمان بحران، بهتر خود را با شرایط تطبیق دهند و حتی در صورت محدودیت‌های فیزیکی، ارتباط خود با مخاطبان را حفظ کنند. در نهایت، در یک محیط پویا، هیچ رویدادی نباید پس از اجرا به دست فراموشی سپرده شود، زیرا سازمان‌های موفق حتی از شکست‌های نسبی نیز به عنوان فرصتی برای یادگیری و اصلاح مسیر استفاده می‌کنند. بازنگری دقیق، گفتگو با ذی‌نفعان و رصد تحولات محیطی، یک چرخه‌ی پایدار برای بهبود مستمر ایجاد می‌کند. به طور خلاصه، موفقیت یک رویداد در شرایط غیرقابل‌پیش‌بینی، بیش از آن‌که به پاسخ‌های از پیش آماده وابسته باشد، به آمادگی ذهنی، چابکی تصمیم‌گیری و ارتباط مستمر با واقعیت‌ها و داده‌ها نیاز دارد. شاید نتوان ناپایداری را حذف کرد، اما می‌توان در دل آن، رویدادهایی ساخت که نه تنها پایدار باشند، بلکه به محرکی برای تاب‌آوری و تحول در کسب‌وکارها تبدیل شوند.
شیرین شریفیان
رئیس اداره امور بین الملل و پژوهش نمایشگاه بین المللی مشهد