معیارهای ارزیابی مرکز همایش

سالن کنفرانس، همایش یا کنگره به عنوان ساختمانی تعریف می شود که صرفا برای برگزاری نشست ها یا نمایشگاهها ساخته شده است. نقش اصلی این تسهیلات یک رویداد نمایشگاهی، کنفرانسی یا تفریحی است که به واسطه فعالیت نشست ها حمایت می شود.

 

ساختمان  میزبانی رویدادهای بین المللی، باید مطابق آن دسته از استانداردهای بین المللی موجود باشد که ساختار، طراحی، و تسهیلات فنی را مشخص می کنند.در عین حال، یک مرکز کنفرانس باید خدمات کافی را ارایه دهد و تضمین کننده این واقعیت باشد که کارکنان آن واجد تجربه و مهارت های لازم برای اجرای صحیح و امن رویدادها هستند.

 

محل برگزاری

حداقل الزامات محل

·        فضای تخصیص داده شده برای حضور شرکت کننده در زمان حداکثر ظرفیت مرکز همایش اصلی،  نباید کمتر از 7/0 مترمربع برای هر نفر باشد.

·        مرکز همایش باید حداقل ظرفیت 300 شرکت کننده را داشته باشد.

·        محل استراحت باید حداقل 80% ظرفیت نشستن سالن همایش اصلی باشد.

·        فضای اداری برگزار کننده به میزان 20 مترمربع در نظر گرفته شود.

·        نواحی کترینگ باید حداقل 60% ظرفیت مرکز همایش اصلی باشد که برای هر نفر 1 مترمربع در نظر بگیرد.

·        قسمت هایی برای لابی و رفت و آمد باید وجود داشته باشد و محل نشستن و خدمات پذیرایی پیش بینی شود.

·        فضای نمایشگاهی باید به راحتی قابل دسترسی باشد

 

 

 

سالن اصلی همایش و اتاق های استراحت- مشخصات

·        ارتفاع سقف حداقل 6/3 متر برای فضایی با ظرفیت 300 نفر ، و دید بدون مانع در جهت صحنه

·        عدم ورود نور خورشید یا امکان تاریک کردن کامل

·        کنترل کامل شرایط هوایی

·        وجود پریز برق در تمام سالن

·        تجهیزات صوتی توکار

·        ارتباط اینترنتی

·        کابل کشی و اتصالات برای نصب راحت تجهیزات SI

·        اکوستیک RT60 < 1.2  seconds

·        عایق کاری نسبت به منابع صوتی بیرونی تا بیش از 70 dbA  

·        عایق سازی بین اتاق های کنفرانس به میزان حداقل 55 dbA

·        قابلیت کم کردن نور تا حداقل 400 lux  

·        مبلمان با حداقل فاصله صندلی ها به پهنای 60 cm  

·        حداقل فاصله هر ردیف به میزان 80 cm

·        تریبون، میزهای بالای صحنه و سکوها (حداقل 15 cm)

·        برنامه منظم پشتیبانی و نظافت

·        وسایل تشخیص حریق و راههای فرار جهت انطباق با الزامات قانونی

·        دسترسی کامل برای معلولین

 

تالار اصلی- الزامات دیگر

کلیه این الزامات باید مطابق با اندازه سالن سنجیده شوند. ارقام مبنا برای 300 صندلی هستند.

·        ارتفاع صحنه باید حداقل 70cm  و مساحت آن 50 متر مربع باشد.

·        تسهیلات برای ترجمه همزمان مطابق با استاندارد ISO 2603  باشد

·        پرده پروژکشن ثابت

·        اتاق کنترل AV/ نورپردازی/صوت

 

 

 

ناحیه نمایشگاهی

·        حداقل ارتفاع سقف 4 متر

·        حداقل ظرفیت بار زنده 10KN در هر متر مربع

·        دسترسی به اتصالات برق، اینترنت و تلفن برای هر غرفه

·        دسترسی مستقیم وسایل حمل کالا به سالن نمایشگاه

·        حداقل نور کلی 300lux

 

الزامات عملکرد مرکز

·        سیستم  بلندگوی اجتماعات  در کلیه بخش های سالن

·        تسهیلات پزشکی چه به صورت بخشی از اجاره غرفه یا به صورت هزینه مجزا برای مشتری

·        تابلوی راهنمای داخلی

·        وجود تلفن عمومی

·        مرکز تجاری

·        سیستم تلفن داخلی در قسمت های عمومی

·        امکان دسترسی معلولین به کلیه قسمت ها

·        انطباق با مقررات بهداشت و ایمنی کشور

·        امکان محافظت از کلیه اتاق ها و غرفه ها

·        پیش بینی دستشویی مطابق با نسبت های بین المللی تعداد توالت به تعداد مشارکت کنندگان  (هر 60 شرکت کننده 1 دستشویی)

 

 

فروش و بازاریابی

·        دفتر فروش برای ارایه استعلام های مکتوب جهت نرخ های اجاره و رزروهای موقت

·        قراردادهایی که به دنبال پذیرش و تایید رزرو موقت صادر می شوند و شامل کلیه مفاد قانونی لازم هستند.

·        بروشور فروش که دامنه تسهیلات را معرفی می کند همراه با اطلاعات فنی برای هر اتاق و سالن

·        سیاست روال پیگیری شکایات مستند

·        تعریف صریح خدمات و تسهیلاتی که در اجاره سالن گنجانده می شود

 

مدیریت مرکز

·        مرکز برگزاری باید بتواند، بنا به درخواست، چارت سازمانی را ارایه دهد که کارکنان و تامین کنندگان خدمات خارج از مرکز را معرفی می کند.

·        کارکنان مرکز باید رفتاری مودبانه و صمیمانه داشته باشند و همواره در دسترس باشند

·        مدیر مسوول باید هنگام برپایی، برگزاری و جمع آوری یک رویداد حضور داشته باشد

·        کارکنان باید آموزش مناسب دریافت کرده باشند تا وظایف خود به شکلی کارآمد و موثر انجام دهند.

 

پشتیبانی زیرساخت شهری

موارد ذیل باید  در دسترس باشند:

·        هتل های 3 و 4 و 5 ستاره در نزدیکی محل برگزاری به همراه جزییات  هزینه اقامت

·        تسهیلات پارکینگ و در مجاورت مرکز

·        وجود وسیله رفت و آمد از نزدیک ترین فرودگاه

·        ارایه  اطلاعات گردشگری و جاذبه های تفریحی در نزدیکی مرکز برگزاری رویداد و بروشورهای مختلف

·        خدمات پشتیبانی موجود در منطقه از جمله شرکت های حمل و نقل، برگزار کنندگان کنفرانس، پیمانکاران غرفه نمایشگاهی و خدمات مرتبط با برگزاری کنفرانس ها

 

 

تهیه شده در :

امور بین الملل و پژوهش نمایشگاه بین المللی مشهد

شیرین شریفیان

 

منبع: انجمن بین المللی مراکز کنفرانس

AIPC – the International Association of Congress Centres