آن دسته از قراردادهاي غرفه دار كه به شكل صحيح تنظيم مي شوند نقدينگي را افزايش مي دهند و عملكرد نمايشگاه را كارآمدتر مي سازند.

تنظيم آخرين مهلت پرداخت

 برخي از عواملي كه بايد در اين خصوص مد نظر باشند، عبارتند از:

·        ضرب الاجل ها را زودتر از هنگام تعيين كنيد تا نقدينگي حاصل شود و تعهدات شما نسبت به مركز برگزاري انجام گيرد، همچنين امكان پرداخت هزينه هاي بديهي مانند بازاريابي و هزينه هاي ديگر وجود داشته باشد.

·        ميزان آزادي عملي كه بين پيش پرداخت و پرداخت نهايي قائل مي شويد و زماني كه بايد با فروشندگان خود تسويه حساب كنيد، بدان بستگي دارد كه تا چه حد مي توانيد به اين پرداخت ها متكي باشيد تا صورت حساب هاي خود را پرداخت كنيد. اگر اين ضرب الاجل ها بسيار زودهنگام باشد بدان معنا خواهد بود كه برخي از غرفه داران ملحق نخواهند شد و يا در ليست انتظار قرار مي گيرند. از طرفي اگر فاصله زماني ضرب الاجل طولاني باشد شايد نتوانيد نقدينگي را جمع آوري كنيد و صورت حساب هاي خود را به موقع بپردازيد.

پرداخت ها و وديعه ها

·        امضاي پاي قرارداد الزام آور است حتي اگر هيچ وديعه يا پرداختي صورت نگيرد. تيم فروش را تشويق كنيد تا هر غرفه را با قرارداد تاييد كنند حتي اگر وديعه بعد از عقد قرارداد پرداخت شود.

·        ميزان پيش پرداخت يا اولين پرداخت نبايد آن قدر بالا باشد كه غرفه داران از تعهد قانوني وحشت كنند بلكه بايد به اندازه اي باشد كه غرفه داران اين تعهد را جدي تلقي كنند. پيش پرداخت يا اولين پرداخت معمولا از 33 درصد تا 50 درصد كل هزينه است.

·        ضرب الاجل پرداخت وديعه را در قرارداد مشخص كنيد. پرداخت هاي تاخيردار را پيگيري كنيد اما اگر لازم باشد نسبتا ارفاق آميز رفتار كنيد. ولي اگر پرداخت بسيار به تاخير بيفتد احتمالا غرفه دار قصد لغو قرارداد را دارد و تاييد آن از دردسرهاي برنامه ريزي مديريت نمايشگاه خواهد كاست.

·        نحوه پرداخت را تسهيل كنيد. كارت اعتباري، چك و حواله الكترونيكي را قبول كنيد.

·        اكثر نمايشگاهها زماني غرفه را تحويل مي دهند كه غرفه دار صددرصد هزينه پرداخت كرده باشد، و برخي نيز دو پرداخت (50%-50%) يا سه پرداخت (50%-25%-25% يا 33%-33%-34%) را زمانبندي مي كنند.

ابطال ها يا كاهش فضاي اجاره شده

·        اطمينان حاصل كنيد كه قرارداد هزينه هاي ابطال و كاهش فضاي غرفه را تصريح مي كند و غرفه داران بايد ابطال قرارداد را به صورت مكتوب اعلام كنند.

·        تماس شخصي برقرار كنيد و اگر غرفه داري قصد ابطال يا كاهش فضا را دارد سعي كنيد وي را قانع سازيد. اگر غرفه دار نتواند در نمايشگاه جاري شركت كند، سعي كنيد كه براي نمايشگاه بعدي اقدام كند.

·        ابطال ها و كاهش فضاي غرفه به معناي بازسازي نقشه سالن است و به دليل تغيير غرفه ها در سازماندهي و مديريت سالن ها نيز تغييري به وجود خواهد آمد. مطمئن شويد كه هزينه ابطال و كاهش اندازه غرفه هزينه هاي افزوده و مشكلاتي را كه متحمل خواهيد شد، جبران مي كنند.

استرداد

·        معمولا قراردادها استرداد و بازپرداخت را مجاز نمي شمارند.  اگر برگزاركننده نمايشگاه نتواند مانع درخواست لغو و كاهش متراژ شود، هزينه ابطال كه كمتر از 100 درصد وديعه يا مبلغ پرداخت شده است، عملا بازپرداخت نسبي دارد. اما در قرارداد، بعد از انعقاد نهايي فروش غرفه، مساله بازپرداخت را منظور نكنيد.

·        استردادها را تنها در بدترين سناريوهاي ممكن يا معذورات حقيقي منظور كنيد، مثلا در صورتي كه غرفه دار بين المللي نتواند ويزا احذ كند.

·        بياد داشته باشيد كه هر نوع استثنايي بايد منطقي و منصفانه باشد زيرا غرفه داران ديگر نهايتا مطلع خواهند شد.

وصولات

·        سعي كنيد كه در هر مرحله از قرارداد مبلغ مورد نظر را وصول كنيد. اگر قرارداد شما دو تاريخ براي پيش پرداخت در نظر گرفته است و دومين پرداخت انجام شده، جهت بررسي علت امر، منتظر موعد سومين و آخرين پرداخت نشويد.

·        هنگامي كه از موعد پرداخت مي گذرد از كاركنان فروش به عنوان رابط بخواهيد تا مراتب را محترمانه يادآوري كنند. اما اگر كاركنان فروش نتوانند به سادگي مسئله را حل كنند، امر وصول را به كارمند ديگري محول كنيد تا رابطة كاركنان فروش با مشتري حفظ شود.

·        اگر با يك مشتري قديمي در امر پرداخت مشكلي پيش آمد، به جاي از دست دادن اين مشتري قديمي، طرح پرداخت ديگري تنظيم كنيد.

·        از طريق نامه يا فاكتور يا پست الكترونيكي ضرب الاجل ها را اعلان كنيد. هر تماسي را ثبت كنيد.

·        براي عدم پرداخت اخطار ابطال را به شكل مكتوب اعلام كنيد.

·        از مشتريان خود به خاطر تاخير در پرداخت ها دشمن نسازيد.

مسائل مربوط به نقض قرارداد

·        مطمئن شويد كه قراردادتان به سياست ها و روال هاي نمايشگاه شما،قوانين و مقررات غرفه دار و دستور العمل غرفه دار، غرفه هاي آنان، پيمانكاران و پرسنل آنها اشاره مي كند. اگر غرفه داري از اين قوانين تبعيت نكند به منرله نقض قرارداد عمل كرده است.

·        از اعمال هرگونه وعده اي از جمله  تعداد دقیق بازديدكننده يا اندازه نمايشگاه اجتناب كنيد. اندازه غرفه ( و نه محل آن) و خدمات ديگري كه برگزاركننده نمايشگاه فراهم مي كند (مانند تزيينات و برق) بر اساس قرارداد مشخص مي شود. نمايشگاه را بد جلوه ندهيد. بهترين راه براي حفظ نقدينگي اين است كه از پيگيري هاي قانوني ممانعت كنيد.

تهیه شده در :

امور بین الملل و پژوهش نمایشگاه بین المللی مشهد

شیرین شریفیان

مجله Expo