آن دسته از قراردادهای غرفه دار که به شکل صحیح تنظیم می شوند نقدینگی را افزایش می دهند و عملکرد نمایشگاه را کارآمدتر می سازند.
تنظیم آخرین مهلت پرداخت
برخی از عواملی که باید در این خصوص مد نظر باشند، عبارتند از:
· ضرب الاجل ها را زودتر از هنگام تعیین کنید تا نقدینگی حاصل شود و تعهدات شما نسبت به مرکز برگزاری انجام گیرد، همچنین امکان پرداخت هزینه های بدیهی مانند بازاریابی و هزینه های دیگر وجود داشته باشد.
· میزان آزادی عملی که بین پیش پرداخت و پرداخت نهایی قائل می شوید و زمانی که باید با فروشندگان خود تسویه حساب کنید، بدان بستگی دارد که تا چه حد می توانید به این پرداخت ها متکی باشید تا صورت حساب های خود را پرداخت کنید. اگر این ضرب الاجل ها بسیار زودهنگام باشد بدان معنا خواهد بود که برخی از غرفه داران ملحق نخواهند شد و یا در لیست انتظار قرار می گیرند. از طرفی اگر فاصله زمانی ضرب الاجل طولانی باشد شاید نتوانید نقدینگی را جمع آوری کنید و صورت حساب های خود را به موقع بپردازید.
پرداخت ها و ودیعه ها
· امضای پای قرارداد الزام آور است حتی اگر هیچ ودیعه یا پرداختی صورت نگیرد. تیم فروش را تشویق کنید تا هر غرفه را با قرارداد تایید کنند حتی اگر ودیعه بعد از عقد قرارداد پرداخت شود.
· میزان پیش پرداخت یا اولین پرداخت نباید آن قدر بالا باشد که غرفه داران از تعهد قانونی وحشت کنند بلکه باید به اندازه ای باشد که غرفه داران این تعهد را جدی تلقی کنند. پیش پرداخت یا اولین پرداخت معمولا از 33 درصد تا 50 درصد کل هزینه است.
· ضرب الاجل پرداخت ودیعه را در قرارداد مشخص کنید. پرداخت های تاخیردار را پیگیری کنید اما اگر لازم باشد نسبتا ارفاق آمیز رفتار کنید. ولی اگر پرداخت بسیار به تاخیر بیفتد احتمالا غرفه دار قصد لغو قرارداد را دارد و تایید آن از دردسرهای برنامه ریزی مدیریت نمایشگاه خواهد کاست.
· نحوه پرداخت را تسهیل کنید. کارت اعتباری، چک و حواله الکترونیکی را قبول کنید.
· اکثر نمایشگاهها زمانی غرفه را تحویل می دهند که غرفه دار صددرصد هزینه پرداخت کرده باشد، و برخی نیز دو پرداخت (50%-50%) یا سه پرداخت (50%-25%-25% یا 33%-33%-34%) را زمانبندی می کنند.
ابطال ها یا کاهش فضای اجاره شده
· اطمینان حاصل کنید که قرارداد هزینه های ابطال و کاهش فضای غرفه را تصریح می کند و غرفه داران باید ابطال قرارداد را به صورت مکتوب اعلام کنند.
· تماس شخصی برقرار کنید و اگر غرفه داری قصد ابطال یا کاهش فضا را دارد سعی کنید وی را قانع سازید. اگر غرفه دار نتواند در نمایشگاه جاری شرکت کند، سعی کنید که برای نمایشگاه بعدی اقدام کند.
· ابطال ها و کاهش فضای غرفه به معنای بازسازی نقشه سالن است و به دلیل تغییر غرفه ها در سازماندهی و مدیریت سالن ها نیز تغییری به وجود خواهد آمد. مطمئن شوید که هزینه ابطال و کاهش اندازه غرفه هزینه های افزوده و مشکلاتی را که متحمل خواهید شد، جبران می کنند.
استرداد
· معمولا قراردادها استرداد و بازپرداخت را مجاز نمی شمارند. اگر برگزارکننده نمایشگاه نتواند مانع درخواست لغو و کاهش متراژ شود، هزینه ابطال که کمتر از 100 درصد ودیعه یا مبلغ پرداخت شده است، عملا بازپرداخت نسبی دارد. اما در قرارداد، بعد از انعقاد نهایی فروش غرفه، مساله بازپرداخت را منظور نکنید.
· استردادها را تنها در بدترین سناریوهای ممکن یا معذورات حقیقی منظور کنید، مثلا در صورتی که غرفه دار بین المللی نتواند ویزا احذ کند.
· بیاد داشته باشید که هر نوع استثنایی باید منطقی و منصفانه باشد زیرا غرفه داران دیگر نهایتا مطلع خواهند شد.
وصولات
· سعی کنید که در هر مرحله از قرارداد مبلغ مورد نظر را وصول کنید. اگر قرارداد شما دو تاریخ برای پیش پرداخت در نظر گرفته است و دومین پرداخت انجام شده، جهت بررسی علت امر، منتظر موعد سومین و آخرین پرداخت نشوید.
· هنگامی که از موعد پرداخت می گذرد از کارکنان فروش به عنوان رابط بخواهید تا مراتب را محترمانه یادآوری کنند. اما اگر کارکنان فروش نتوانند به سادگی مسئله را حل کنند، امر وصول را به کارمند دیگری محول کنید تا رابطه کارکنان فروش با مشتری حفظ شود.
· اگر با یک مشتری قدیمی در امر پرداخت مشکلی پیش آمد، به جای از دست دادن این مشتری قدیمی، طرح پرداخت دیگری تنظیم کنید.
· از طریق نامه یا فاکتور یا پست الکترونیکی ضرب الاجل ها را اعلان کنید. هر تماسی را ثبت کنید.
· برای عدم پرداخت اخطار ابطال را به شکل مکتوب اعلام کنید.
· از مشتریان خود به خاطر تاخیر در پرداخت ها دشمن نسازید.
مسائل مربوط به نقض قرارداد
· مطمئن شوید که قراردادتان به سیاست ها و روال های نمایشگاه شما،قوانین و مقررات غرفه دار و دستور العمل غرفه دار، غرفه های آنان، پیمانکاران و پرسنل آنها اشاره می کند. اگر غرفه داری از این قوانین تبعیت نکند به منرله نقض قرارداد عمل کرده است.
· از اعمال هرگونه وعده ای از جمله تعداد دقیق بازدیدکننده یا اندازه نمایشگاه اجتناب کنید. اندازه غرفه ( و نه محل آن) و خدمات دیگری که برگزارکننده نمایشگاه فراهم می کند (مانند تزیینات و برق) بر اساس قرارداد مشخص می شود. نمایشگاه را بد جلوه ندهید. بهترین راه برای حفظ نقدینگی این است که از پیگیری های قانونی ممانعت کنید.
تهیه شده در :
امور بین الملل و پژوهش نمایشگاه بین المللی مشهد
شیرین شریفیان
مجله Expo
